…vermeide Kommunikationsprogramme
Heute ist es mir wie Schuppen von den Augen gefallen.
Ich wollte nur die Reservierung für mein neues KFZ-Kennzeichen verlängern. Eine Aufgabe die ca. 3 Minuten in Anspruch genommen hätte. Ich brauchte zwei Stunden.
Problem
Die Odyssee begann damit, dass ich die E-Mail mit der letzten Reservierung raus suchen wollte. Die brauchte ich, weil die Nummer 974 nicht auswählbar war und ich mir unsicher war, ob nicht doch eine andere Zahl am Ende stand, die ich reserviert und dem Zulassungsdienst weitergegeben hatte.
Also E-Mail Programm auf… ich will ins Archiv… nein gesendete… Was ist denn das… Ich entdeckte im Posteingang einige Terminanfragen… oh die kann ich schnell bearbeiten.
Oh ein Termin zum EU AI-Act… lass mal schnell im Internet…
Ui, Microsoft hat da was neues…
Zwei volle Stunden später… Durst machte sich breit. Der Kaffee vom Frühstück wollte wieder entlassen werden. Und da war noch etwas… unerledigtes… meine Kennzeichenreservierung.
Das schaffe ich noch. E-Mail rausgesucht… ah es war 749… Webseite der Reservierungsstelle geöffnet, Daten eingetragen, gespeichert, Bestätigung heruntergeladen und per E-Mail an den Dienstleister geschickt. Nach 3 Minuten war alles erledigt.
Ich war im Kopf ziemlich voll, müde und konnte die Kaffeepause gut gebrauchen. Und beim ersten Schluck des schwarzen Goldes hatte ich den Aha-Moment. So kann es nicht weitergehen. Das ist alles, nur nicht gesund, sinnvoll und produktiv. Von dem, was ich in den 2h gemacht hatte, behielt ich viel konsumiertes Zeug lose in meinem Kopf und hatte nur ein Ergebnis, das etwas verändert bzw. bewirkt hatte. Das war zu wenig, um mich so müde im Kopf zu fühlen.
Katalysator
Vielleicht half bei der Erkenntnis, dass ich gerade zum zweiten Mal David Allens Getting Things Done (GTD) lese. Und obwohl ich meist konzentriert bei einer Sache bleibe, so entgleitet mir die Situation meist, wenn ich mich ins E-Mail oder Chat-Programm begebe, um etwas herauszusuchen.
Lösung
Es braucht eine andere Lösung, um wichtige Informationen außerhalb der Kommunikationsprogramme zu speichern und darauf zugreifen zu können. Hier hilft die Ablage aller relevanten Informationen im (GTD) „Reference“ Ordner. Andere Methoden, wie z.B. die PARA-Methode haben dafür die „Ressourcen“ oder das „Archiv“.
Für mich heißt es nun, mein Arbeits-Archiv auch privat verfügbar machen, damit ich von den privaten digitalen Endgeräten darauf zugreifen kann, um nicht durch „interessante“ Kommunikation (E-Mails) abgelenkt zu werden 😉. Und meine Archivierungsstrategie bei Social-Media und Chat Nachrichten anzupassen.